Pour ceux pour qui la gestion des justificatifs papier exaspère, il y a du nouveau! Depuis le 23 mai 2019 et la mise à jour de l'Article A102 B-2 du livre des procédures fiscales, il n'est plus utile de les conserver sous forme papier. Mais ne criez pas victoire trop vite. Les conditions sont strictes !
Il faut que:
la copie numérisée soit conforme à l'original, en image et en contenu,
l'archivage numérique soit réalisé par l'assujetti ou par un tiers mandaté, selon une organisation documentée, faisant l'objet de contrôles internes permettant d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des documents ainsi numérisés.
l'intégrité des fichiers issus de la numérisation soit garantie.
En clair:
le document numérisé ne doit pas subir de recadrage ou de traitement d'image ou de modification, ne doit pas être flou. Document papier et copie numérique doivent être identiques,
le document numérisé peut être stocké soit par vous-même soit par une société sous-traitante. Dans les deux cas, on doit s'assurer que le document est disponible, lisible et non altéré.
le document numérisé doit:
être horodaté
être au format PDF
avoir une signature ou un certificat numérique d'une autorité reconnue.
J'utilise personnellement Adobe Sign (inclue dans la suite Acrobat Pro DC) pour réaliser des documents numériques certifiés. Pour les factures d'hôtel, de taxis, de restaurant, etc. ... il y a la solution smartphone très pratique et gratuite Tiime Receipt , qui permet de sauvegarder ces documents conformément à la loi.
A noter que:
ceci est aussi valable pour tout document numérique réceptionné de l'un de vos fournisseurs par exemple. Ces documents sont bien généralement au format PDF mais ne respectent souvent pas le point 3 (ils sont, par exemple, modifiables avec une version professionnelle de Adobe Acrobat),
les documents numériques ou numérisés sont vos seules preuves. Il vous faut donc les conserver durant toute la période de conservation des documents légaux. Vous trouverez ces informations sur l'excellent site service-public.fr,
si vous êtes inspectés par les impôts ou l'URSAAF et si les points ci-dessus ne sont pas respectés, il sera considéré que vous n'avez pas en votre possession les justificatifs requis et vous serez susceptibles d'être sanctionnés...
Vous trouverez alors qu'il est plus simple de garder les originaux !...